Posts Tagged ‘имейл’

Как се пишат имейли – няколко съвета, с които да се чувствате уверени

четвъртък, 29 януари, 2015 от Мирена Керезова
Корпоративният имейл

Изображение: Paul Thurlby, All RIghts Reserved

 

Имейлът. Корпоративният имейл. Верен приятел във важни моменти (когато не помниш всички детайли, например) и добър помощник при организирането на работата и личния график. Ползваме го постоянно и почти денонощно (да живеят смартфоните), затова е добре да владеем имейл етикета. Ето няколко съвета от нас.

Електронната комуникация е по-различна от тази на хартиен носител, макар и отчасти да запазва традиционните правила за делова кореспонденция. Поради краткото време за отговор стилът на имейлите често е по-разговорен от този на традиционните писма, изпращани по пощата или по факс. Електронното писмо е „по-раздвижено“ и гъвкаво, позволява по-бърза размяна на информация и своевременни уточнения, когато има неяснота или двусмислия в текста. Тази “раздвиженост” обаче не означава фамилиарничене и пренебрегване на официалната стилистика на писмената кореспонденция.

Препоръчително е да се избягват дългите сложни изречения, деепричастията и тежките конструкции, които затрудняват четенето и възприемането на информацията. Някои експерти дори съветват писмото да не надвишава 50 реда и всеки абзац да не съдържа повече от пет изречения. Ако все пак е нужно да се разпише по-дълга информация е препоръчително тя да се прикачи като текстов файл към имейла и в полето за текст да се разясни за какво става въпрос в съдържанието на прикачения документ.

Друга важна особеност на езика при писането на имейли е писането на български език с латински букви и цифри (“шльокавица”), което е абсолютно недопустимо в официалната делова комуникация. Освен, че затруднява четенето, този тип писане говори изключително негативно за езиковата култура на изпращача. Изключение по отношение на писането с латински букви на български може да се направи в полето “относно”(subject) или в имейли, изпратени от мобилни телефони. Напоследък все по-често в подобни случаи се препоръчва писането на английски или друг език с латинска азбука, с оглед по-лесното и ясно разчитане на съобщението. Това разбира се се определя и от възможността на отсрещната страна да комуникира на съответния език.

Правилното боравене с езика е ключово за адекватно съставения имейл в деловата комуникация, затова е важно да се обръща сериозно внимание на граматическата, стилистична и пунктуационна вярност на текста. Имейли без точки и запетайки, само с малки или само с големи букви са трудни за разчитане, а в някои случаи може да се стигне и до смислови неясноти, които да са с големи последствия за организацията. Ето защо преди да бъде изпратено едно електронно писмо, задължително е то да бъде препрочетено и редактирано при нужда.

Друг съвет, който дават експертите по делова комуникация, е да се внимава с използването на главни букви в онлайн комуникацията. В тази част е важно да се спомене, че в деловата кореспонденция онлайн е абсолютно недопутимо използването на разноцветни шрифтове, шарени фонове и приложени картинки просто, защото имейл платформата ги позволява. Лошото визуално оформление говори за неадекватност и намеква за недостатъчна компетенция както на служителя, така и на организацията.

rainbow-email

Не правете това със собствените си имейли

 

Що се отнася до времето, за което е прието да се отговаря на имейлите, на първо място трябва да не се забравя, че този тип делова комуникация е силно обвързана с бързината и точността. Затова е препоръчително на служебните имейли да се отговаря възможно най-бързо, в рамките на 24 часа от получаването на писмото и в рамките на работния ден. В случай, че определен имейл не може да бъде обработен своевременно се препоръчва изпращането на кратък отговор, че писмото е получено и възможно най-скоро ще бъде отговорено подроно и задълбочено.

Адресатът на имейла е един от най-важните елементи в цялото писмо. Изключително важно е неговият адрес да бъде въведен правилно в съответните адресни полета (To:, CC: и BCC), за да не се допусне грешка и писмото да отиде при друг получател или въобще да не достигне до никого.

Най-често се използва главното поле To:(До:), което означава основния/основните получатели на кореспонденцията. Това са хората пряко заинтересовани от информацията, реципиентите, от които се изисква реакция и се очаква отговор. В полето CC: (копие на съобщението – Carbon copy) се разполагат адресите на хора, косвено свързани с “темата”, но от които не се изисква конкретно дествие и реакция към дадения мейл. Често в компанаиите това са преките мениджъри, които са копирани с цел да следят развитието на комуникацията, без пряко да вземат отношение в нея. Третото адресно поле е BCC: (скрито копие на съобщението – Blind carbon copy), в него се означават всички външни наблюдатели или получатели, за които не трябва останалите да разберат, че са включени в комуникацията. Прието е също така това поле да се използва при изпращането на имейл едновременно до голямо количество получатели, които не се познават взаимно (например изпращане на информации и прессъобщения до медиите). Това се прави с оглед запазването на конфиденциалността на реципиентите.

Обикновено първото нещо, което човек вижда при получаване на имейл, е името на изпращача и полето “относно”. Логично тези две полета определят важността и реакцията спрямо получения имейл. Правилата на деловата онлайн комуникация налагат винаги да се включва темата при писане на електронното писмо. Необходимо е също точно и конкретно изписване в полето. Например: „Pokana za konferencia Mediite v prehod“ или „Invitation for Media in Transition“, а не само „Pokana“ или „Invitation“, което е много общо и не дава никаква конкретна информация за съдържанието на имейла. Темата на писмото трябва да може да бъде разбрана дори извън контекста му, защото когато един потребител чете личната си пощенска кутия, изцяло разчита на темата, за да се ориентира в полезността на писмото. А искаме получателите на писмото да го прочетат, нали?

Бутоните Reply (отговор), Reply All (отговор до всички) и Forward (Препращане) са от ключово значение за адекватната употреба на имейла в корпоративната комуникация. Също както адресните полета, те са важни за коректната и открита комуникация с партньорите. Reply обикновено се използва, когато искаме да отговорим единствено до изпращача на писмото в лично съобщение. Когато в кореспонденцията са прикачени повече от един реципиенти (обикновено в полето CC), винаги трябва да се отговаря с бутона Reply All, за да имат възможност всички включени в кореспонденцията да получат отговор на писмото. Бутонът за препращане Forward е свързан с цялостното препращане на кореспонденцията към трето лице, което не е било включено в комуникацията до момента или има трудности в намирането на конкретна информация.

Автоматичният подпис е голямо удобство за получателите на делова кореспонденция онлайн – контактите на изпращача могат да бъдат видени веднага, без да се налага да търсите визитната му картичка. Прието е подписът да съдържа няколко задължителни елемента – име, длъжност, фирма и телефон за контакт, а е добре да бъдат добавени и адрес за кореспонденция, мобилен номер и уебстраница. Разбира се, корпоративната идентичност може да предполага и други атрибути към имейл подписите. Ако сте нов служител, попитайте дали компанията има общоприет подпис и бъдете внимателни със собствените вариации по темата. И нещо съвсем не маловажно: задължително да завършвате имейла си с поздрав и име – от уважение, но и за да се подсигурите от объркване, ако случайно пишете от общ за фирмата имейл. (Вижте повече в материала на Кристина Крънчева тук)

Добър вариант за корпоративен подпис

Добър вариант за корпоративен подпис

Прикачените файлове са ключова част от електронната кореспонденция. Това са най-често текстови и таблични документи, програмни продукти, снимки и др. Такива файлове се пращат, като в имейла изрично се описват (изброяват) и е добре да се посочи какъв е техният формат, за да се избегнат затрудненията при получаването, отварянето и ползването им. Много важно е да се съобразява големината на прикачените файлове с пощата на получателя. Файлове, по-големи от 5MB, са тежки за повечето нормални пощи, а много от служебните сървъри дори няма да ги допуснат да преминат до получателя, а по-този начин може да пропадне важна кореспонденция и да се загуби ценна информация.

В случаи, когато трябва да се изпращат по-големи файлове, е удачно да се използват сървъри за свободно качване на информация (например www.dox.bg, Google Drive, DropBox и т.н.), които герерират линкове за сваляне. Така можете лесно да ги изпратите в текста на писмото и подробно да опишете какво има качено на всеки от линковете.

Надяваме се, че сме били полезни. А ако имате лични трикове в писането на електронни писма, ще се радваме да ги споделите в коментарите.

Как да (не) спамим

вторник, 2 юни, 2009 от Александър Кръстев

Разбира се, заглавието е подвеждащо. Няма да учим никого как да спами, но пък ще напишем 1-2 полезни съвета за това как да не вбесявате хората, до които изпращате групови съобщения. Поводът за тази публикация са едно предложение за услуга от страна на агенция за модели, което пристигна на общата поща на PR агенцията 4 пъти (изпратено до над 50 имейл адреса, видими) и последвалият гневен отговор на един от получателите.

А къде всъщност е проблемът? Ако изключим факта, че предлагането на конкретна услуга по пощата е SPAM (в България официално се ползва терминът „непоискано търговско съобщение“ и според чл.6 на ЗЕС то задължително се маркира като НТС от подателя), неприятният факт е излагането на показ на целия контакт-лист на въпросната фирма. Това вероятно е разгневило дамата, която единствена от всички в списъка реагира на имейлите.

Добрата комуникация е въпрос на доверие

Интернет-етикетът изисква прилежно пазене на личното пространство на потребителите. Това включва и конфиденциалността при използването на контактите. Защото добрата комуникация е въпрос на доверие. И понеже е крайно неприятно някой да изпраща адреса ти до група непознати и остава едно доста негативно чувство, което може да наруши добрите отношения, препоръчително е да се използва функцията Blind carbon copy. Тя позволява изпращането на едно съобщение до множество получатели без различните потребители да могат да видят адресите на останалите.

Защо това е особено важно в нашата професия? Когато журналист даде на PR-практика личния си имейл, за да му изпращат пресинформация, това е прилична форма на доверие. И предвид факта, че PR-специалистите са зависими от журналистите в своята работа, това доверие не бива да се проиграва. Именно затова не е препоръчително списъците с имейли да бъдат разпространявани небрежно, защото могат да последват злоупотреби. Просто всичко е въпрос на коректност и добро отношение.

Как да ползваме функцията Bcc (достъпна на всички пощи, без значени дали ползвате уебприложение за електронна поща или мейл клиент от рода на Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird):

BCC

И все пак, важно е да сме внимателни винаги, без значение дали пращаме прессъобщение или обикновено писмо до няколко различни получатели. Защото в противен случай се получава това.